レベルの概念または階層は、論理データ レコードの構造に固有のものである。この概念は、データを参照するためにレコードを細分化する必要があることから派生している。いったん細分化したものをさらに細分して、より詳細なデータとして参照できる。
レコードを最も基本的な単位に細分したもの、つまりそれ以上細分できないものを、基本項目 (elementary item) という。したがって、レコードは一連の 基本項目から構成されるといえる。または、レコード自体が1つの基本項目である場合もある。
あるまとまりの基本項目を参照するために、それらを集団としてまとめられる。各集団は、1 つ以上の基本項目を所定のシーケンスにしたものである。また、複数の集団をまとめて新たな集団を作成することもできる。したがって、ある基本項目は何階層もの集団に属することがある。