COBOL データ部の報告書節には、報告書記述項が 1 つ以上含まれる。それぞれの報告書記述項が、全体で 1 つの報告書記述を構成する。
報告書記述項で指定した報告書は、出力ファイルには直接は割り当てられない。代わりに、報告書はファイル節内のファイル名に関連付けられ、そのファイル名を指定する OPEN 文の実行時に、そのファイルが出力ファイルに関連付けられる。同じファイル名に、2 つ以上の報告書を関連付けることができる。ファイル内で別々の報告書を区別するには、CODE 句を使用する。ファイル名によって参照される外部ファイル結合子については、プログラムを別々に翻訳していれば、同じファイル名に対して別の報告書を指定できる。ファイル記述項では、このプログラムでそのファイル名に関連付けられた各報告書用に報告書記述項の名前を指定する必要がある。
報告書記述項には、報告書を指定して、印刷ページの形式および報告書の下位区分の編成に関する情報を指定するための一連の句を記述する。報告書記述項で識別コードを指定し、中間出力ファイル内の各報告書を個別に識別できるようにする。
各報告書記述項に続けて、01 レベルの記述項をいくつか記述する。さらに、各 01 レベルの記述項に続けて、レコード記述に似た階層を記述する。各 01 レベル番号の記述項およびその下位の記述項は、報告集団を表す。各報告集団は、1 つの単位と見なされる 1 行以上の印字行で構成される。印字対象の報告集団は、単一の論理ページにすべて収まるように印字され、複数のページにわたって印字されることはない。